Organisation documentaire en bibliothèque96.08 Ko
Une organisation documentaire rigoureuse permet une gestion efficace, une meilleure visibilité du fonds et une adaptation constante aux besoins du public.
Cotation
La cote est l’adresse du document dans les rayons. Elle associe :
- Un indice de classification (souvent Dewey), souvent simplifié en 1 lettre pour la fiction.
- Une partie alphabétique (souvent les trois premières lettres du nom de l’auteur ou du titre).
Exemple : R (au lieu de 843) HUG pour un roman de Victor Hugo en littérature française.
La cotation facilite :
- Le rangement logique des documents,
- La recherche rapide par les usagers.
Classification Dewey
Le système Dewey organise les connaissances en 10 grandes classes (000 à 900), subdivisées en sous-classes.
Exemples :
- 000 Généralités
- 100 Philosophie, psychologie
- 300 Sciences sociales
- 800 Littérature
- 900 Histoire et géographie
Avantages :
- Universel et évolutif,
- Permet un classement thématique clair,
- Favorise l’interopérabilité.
Renouvellement et acquisition
L’enrichissement du fonds se fait par :
- Achats : selon les besoins des usagers, les orientations culturelles, les nouveautés éditoriales.
- Suggestions d’usagers : intégrées selon pertinence.
- Dons : utiles mais posent des problèmes :
- Manque de cohérence avec les fonds,
- Mauvais état physique,
- Temps de traitement élevé.
Un don est accepté seulement s’il correspond à la politique documentaire de la bibliothèque.
Afin de sécuriser la bibliothèque juridiquement et d’évite les malentendus ou déceptions ultérieures, il est recommandé d’utiliser un formulaire de cession de dons pour encadrer les dons de livres à une bibliothèque. Ce document permet d’informer clairement les donateurs que :
- Le don est irrévocable,
- La bibliothèque n’est pas tenue d’intégrer les documents dans ses collections,
- Les documents peuvent être réorientés, donnés, vendus, ou éliminés selon la politique documentaire de l’établissement.
Désherbage
Objectif : trier régulièrement les documents afin de garder un fonds vivant et pertinent.
Il faut déterminer si un document doit être : Conservé, Réparé, Désherbé (retiré du fonds).
1. Méthode d’évaluation : Règle des 3U (Usagé, Inadapté, Inutilisé).
- Usagé
Le document est abîmé, jauni, déchiré, annoté, ou incomplet.
L’état physique rend la lecture ou l’emprunt difficile, voire impossible.
Exemple : un roman très consulté dont la couverture est décollée, les pages arrachées.
Action : à réparer si c’est un document important ou à remplacer/retirer.
- InadéqUat
Le contenu n’est plus pertinent, plus à jour, ou ne correspond plus aux besoins du public.
Le document peut véhiculer des informations dépassées ou fausses.
Exemple : un manuel d’informatique sur Windows 98 ou un guide touristique obsolète.
Action : à retirer, sauf si valeur patrimoniale.
- InUtilisé
Le document n’a pas été emprunté ou consulté depuis plusieurs années.
Il n’intéresse plus le public, même s’il est en bon état et à jour.
Exemple : un ouvrage spécialisé resté en rayon depuis 10 ans sans prêt.
Action : à retirer ou valoriser (mise en avant temporaire) avant désherbage définitif.
2. Grille CREPAC
- Contenu : Est-il à jour ? L'information est-elle toujours pertinente ?
- Etat matériel : Le document est-il abîmé, jauni, incomplet ?
- Fréquence de prêt : Est-il régulièrement emprunté ?
- Double : Existe-t-il plusieurs exemplaires inutiles ?
- Adéquation au public : Correspond-il aux besoins et intérêts des usagers actuels ?
- Valeur patrimoniale ou locale : A-t-il une valeur historique, régionale ou rare ?
3. Méthode IOUPI.
- I - Incorrect
Le contenu est erroné, obsolète, plus à jour.
Exemples : livres de sciences dépassés, guides juridiques périmés.
Action : Retirer sauf si valeur historique ou patrimoniale.
- O - Ordinaire
L’ouvrage est banal, sans intérêt particulier, remplaçable facilement.
Il n’apporte aucune valeur ajoutée au fonds (ni rare, ni demandé).
Action : Élaguer pour faire de la place à des titres plus pertinents.
- U - Usé
Le document est en mauvais état physique : jauni, abîmé, taché, déchiré.
Même s’il est utile, il est difficile à manipuler.
Action : Réparer si possible ou remplacer, sinon désherber.
- P - Périmé
Le sujet ou les données sont dépassés, même si l’état est bon.
Exemples : annuaires, livres scolaires anciens, guides de voyage trop vieux.
Action : Retirer pour garantir l’actualité des collections.
- I – Inadapté
Le document ne correspond plus au public visé, ni aux objectifs de la bibliothèque.
Exemple : un traité universitaire complexe dans une bibliothèque rurale.
Action : Désherbage conseillé, sauf si rare ou demandé.
Les documents ainsi sélectionnés pour être retirés des fonds doivent être également retirés des inventaires et listés pour en informer sa tutelle administrative.
Ensuite ces documents peuvent être :
- Recyclé (papier)
- Donnés à des associations, à d’autres bibliothèques.
- Vendus lors de braderies.
Attention avant ces actions, il faut retirer les documents des inventaires et les lister pour en informer la mairie (quelques fois une délibération du conseil municipal est nécessaire).