Bénévolat

En quoi consiste le bénévolat en bibliothèque ? Puis-je choisir d'être bénévole dans une autre bibliothèque que celle de ma commune ? Est-ce qu'il y a des compétences spécifiques à avoir ? Nous répondons à toutes vos questions...

Dans les Ardennes il y a une centaine de bibliothèques. Il y en a forcément une proche de chez vous ! Comme toute activité bénévole, il y a quelques contraintes notamment être un minimum disponible, mais c'est aussi de beaux moments de partage et de découverte.

Le bénévolat en bibliothèque, c'est quoi ?

La plupart des personnes pensent que la mission du bénévole consiste à prêter des livres et ranger les rayons. C’est extrêmement réducteur !

Selon les compétences de chacun, un bénévole peut également s’occuper :

• Des missions d’accueil :
• Accueillir différents publics (accueil d'élèves sur les temps scolaires, des enfants du Relais Petite Enfance...)
• Inscrire de nouveaux lecteurs, présenter et faire découvrir la bibliothèque...

• Des missions d’animation :
• Animer la bibliothèque pendant les heures d'ouverture : heure du conte, accueil d'auteur, exposition, café-lecture...
• Participer à la conception des projets d’animation, d’exposition ou d’autres actions culturelles.

• Des missions sur les collections :
• Acquérir des ouvrages (si la bibliothèque possède un budget).
• Cataloguer les nouveaux documents c'est-à-dire les enregistrer sur le logiciel informatique des bibliothèques pour que ceux-ci apparaissent dans le catalogue en ligne.
• Équiper les documents (les couvrir), etc.
• Participer aux échanges de documents avec la Bibliothèque Départementale des Ardennes (BDA) : réserver, emprunter et rendre des documents à la BDP via le système de navette.
• Ponctuellement, procéder à l'inventaire et au désherbage du fonds.

Comment devenir bénévole et trouver sa place dans une équipe ?

Souvent on devient bénévole par connaissance, petit à petit, comme usagé participatif puis comme bénévole de soutien (voir la fiche le bénévolat en bibliothèque c’est quoi ?). Vous découvrirez ainsi les membres de l’équipe et les différentes tâches.

D'autres fois, c'est un acte plus volontaire, on souhaite s’investir dans la vie du village. Là aussi la première étape est de franchir la porte de la bibliothèque pour aller à la rencontre des actuels bénévoles. Ils organiseront éventuellement une entrevue avec toute l’équipe (voir un représentant de la mairie) afin de définir avec vous vos disponibilités et les compétences que vous pouvez mettre à disposition de la bibliothèque.

La démarche peut également venir des services de la commune via un appel à bénévolat. Beaucoup plus formel, il vous faudra alors rédiger une candidature écrite ou rencontrer un élu ou un responsable administratif communal ou intercommunal.

Quelle bibliothèque est faite pour vous ?

Il est possible d'intégrer la bibliothèque de votre choix ! Vous pouvez la choisir en fonction de sa localisation, de la taille de son équipe, des horaires de permanence, de l'attrait pour le fonds documentaire proposé ou toute autre raison...

Quelles compétences posséder ?

Vous devez disposer de 3 qualités indispensables pour être un bibliothécaire bénévole :

• Une curiosité tous azimuts ! La bibliothèque est un fantastique lieu de découverte et d’échange ! Le principal est d’aimer partager, ses passions, ses talents, sa curiosité…
• Le sens de l’accueil, être souriant est la première action d’un accueil de qualité.
• Le sens du service public c’est-à-dire avoir le souci de respecter les règles de déontologie et d’incarner les valeurs de la fonction publique et de servir l’intérêt général.

Bien-sûr si vous aimez lire c'est encore mieux ! Mais il n'est absolument pas nécessaire d'être expert en littérature.

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Une formalisation de l’engagement

Plus l’engagement est fort au sein de la bibliothèque, plus la formalisation est une des solutions pour assurer une bonne qualité de services, un respect réciproque et une reconnaissance du bénévolat.

Comment formaliser ?

Le document de base pour réaliser cette formalisation est la Charte du bibliothécaire bénévole. Cela peut également prendre la forme d’une convention entre la commune (ou le réseau intercommunal) et les bibliothécaires bénévoles. En signant son contrat, le bénévole s’engage à respecter l’autorité publique avec le règlement interne de la collectivité et de la bibliothèque. Mais cela lui donne aussi des droits (assurances, indemnisations des frais engagés, ou encore protection publique) et lui garantit également des conditions de travail bien définies. C’est aussi un gage de sécurité pour les collectivités et les bibliothécaires professionnels : les compétences et les missions de chacun sont clairement établies.

Exemple de charte de bibliothécaire bénévole : 

Charte du bibliothécaire bénévole67.81 Ko

Exemple de convention de bénévolat :

Exemple de convention de bénévolat70.5 Ko08/10/2024, 11:33

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Le bibliothécaire bénévole ne peut disposer d’aucune rémunération mais il a des droits et des devoirs.

Gérer et animer une bibliothèque est une mission de service public. Elle est mise en œuvre soit par une commune ou une communauté de communes, soit par une association via une délégation de service public.

Dans le cadre d’une bibliothèque gérée par une association :

Dans le cadre d’une bibliothèque gérée par une association, l’action du bibliothécaire bénévole relève exclusivement de la responsabilité de l’association. Les droits et les devoirs du bibliothécaire bénévole sont repris dans les statuts et le règlement de l’association qui doivent être conforme à la convention de délégation de service public liant l’association à la collectivité territoriale.

Dans le cadre d’une gestion directe par la commune ou la communauté de communes :

Statut juridique du bibliothécaire bénévole :

Le bibliothécaire bénévole a le statut juridique de collaborateur occasionnel du service public.

Ce statut permet de protéger les personnes causant à soit même ou à tiers un dommage lorsqu’elles participent, de manière occasionnelle, à l’exécution d’une mission de service public. Par exemple, si un bénévole cause un dommage lors de son activité de bénévole (ex : il fait tomber un usager), c’est la responsabilité de la commune ou de la communauté de communes qui sera engagée, sauf si la faute est détachable de l’activité normale du bénévole (ex : conduite en état d’ivresse).

La protection fonctionnelle est accordée au collaborateur occasionnel du service public au même titre qu’aux fonctionnaires.

Les collectivités doivent s'assurer de posséder une couverture multirisque appropriée garantissant les risques d'accident. Il conviendra de vérifier que cette garantie responsabilité générale permet de couvrir les dommages subis ou causés par le bénévole à l'occasion d'une mission de service public.

Le collaborateur bénévole justifiera quant à lui de la souscription d'une garantie de responsabilité civile.

Pour les déplacements effectués dans le cadre de son activité de bénévole pour les besoins de service ou la formation :

1. L’autorité territoriale doit s’assurer que le travailleur occasionnel du service public utilisant son véhicule personnel a souscrit une police d’assurance.
2. L’autorité territoriale doit pourvoir le travailleur occasionnel d’un ordre de mission qui doit préciser l’objet et le lieu de la mission, la date et le mode de transport.

Pour les bénévoles effectuant des déplacements réguliers, l’ordre de mission peut comporter plusieurs missions ; dans ce cas, il doit préciser la durée de validité (durée maximale de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées.

Frais occasionnés dans le cadre des activités bénévoles :

Le statut juridique de collaborateur occasionnel du service public (ce qui induit un bénévolat minimum de 2h semaine) implique que les frais occasionnés dans le cadre des activités bénévoles pour les besoins de service ou la formation, tels que le transport, les repas, ou l’hébergement, peuvent être pris en charge par la commune ou la communauté de communes. Ce sont des frais professionnels à la charge de la collectivité, au même titre que les frais des agents titulaires ou contractuels.

Le remboursement se fait sur la base d’une délibération votée par la commune ou la communauté de communes en fixant les modalités et sur présentation d’un état de frais :

Pour les frais de déplacement, le remboursement peut être mensuel ou annuel.

Pour le repas et les frais d’hébergement, le remboursement peut s’effectuer soit au forfait, soit au montant dépensé avec ou sans justificatif de dépense.

Devoirs du bibliothécaire bénévole :

“La notion de collaborateur bénévole est de nature fonctionnelle : sa seule vocation consiste à couvrir les dommages subis par une personne qui, sans être un agent public, participe à une mission de service public. Il ne peut donc être soutenu que la qualité de collaborateur bénévole emporterait reconnaissance du statut d’agent public, avec l’ensemble des droits et des devoirs qui y sont attachés”. Cependant, le bibliothécaire bénévole intervenant régulier exerçant directement la mission de service public est soumis au principe de neutralité, au devoir de réserve et à l’obligation de discrétion.

Il est important de permettre aux bibliothécaires bénévoles d’assister aux formations de la Bibliothèque départementale des Ardennes pour qu’il puisse bien maîtriser les enjeux du statut de collaborateur occasionnel du service public et les devoirs associés aux missions de service public.

Pour sécuriser et encadrer cette collaboration, il est vivement conseillé à la commune ou à la communauté de communes, de faire signer une charte du bibliothécaire bénévole.

Même en l’absence de charte, la jurisprudence administrative juge sur les faits et reconnaît en pratique le statut de travailleur occasionnel du service public.

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Contrairement aux employés, le bénévole n’est soumis à aucun lien de subordination juridique et sa participation est volontaire. Cependant, il est tenu de respecter le règlement de la bibliothèque et en tant que collaborateur occasionnel du service public, les valeurs de la fonction publique. Il faut donc prendre soin de respecter un certain formaliste pour assurer une bonne qualité de service, un respect réciproque et une reconnaissance de l’engagement bénévole. C’est un gage de sécurité pour les collectivités.

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L’Appel au bénévolat :

Comment mobiliser un bénévole pour renforcer l’équipe de la bibliothèque

Les étapes :

Identifier et évaluer les besoins (tâches à effectuer, nombre d’heures, contraintes…)

• La bibliothécaire responsable liste les besoins d’aide en bénévolat pour la bibliothèque selon les activités : accueil des usagers, prêt et retour des documents, équipement des documents, animations, lecture aux enfants…

• La bibliothécaire responsable fixe également un nombre de bénévoles maximum : l’accompagnement et la formation des bénévoles prends du temps de travail.

Une décision officielle de la Commune :

• La décision de mobiliser des bénévoles en soutien à la bibliothécaire responsable doit être acceptée par le Maire avec une information au conseil municipal sur la base des besoins listés.

Rédiger et diffuser une annonce :

• Il faut, en aucun cas, laisser penser que l’appel à bénévolat vient compenser, remplacer l’embauche d’un bibliothécaire salarié. Il est donc important de bien distinguer un appel à bénévole d’un « recrutement ». Vous ne pouvez pas, par exemple exiger le cv du candidat bénévole ou diffuser votre annonce sur les espaces numériques dédiés aux professionnels.

• Pour cet appel à bénévole, vous pouvez diffuser dans le bulletin municipal ou sur les réseaux sociaux de la bibliothèque ou de la commune une invitation aux habitants intéressés à contacter la bibliothécaire.

N’oubliez pas que le bouche à oreille de la bibliothécaire parmi les usagers participatifs (jeunes, adolescents ou adultes) reste souvent la solution la plus efficace.

Voici quelques exemples d’accroches pour votre campagne de mobilisation :

• La bibliothèque de  « X »  recherche des bénévoles !
• Vous êtes adolescents, adultes, actifs ou retraités
• Vous voulez rencontrer d'autres personnes
• Vous désirez vous impliquer dans la vie locale
• Vous avez envie d’occuper votre temps libre
• Vous souhaitez faire partager votre goût de la lecture ou de la musique
• Alors pourquoi pas vous ?
• Nous avons besoin de vous pour faire vivre la bibliothèque
• Les activités en bibliothèque sont très variées : accueil des publics, prêt de documents, informatique, animations, achat et équipement des documents…
• Venez découvrir un univers que vous ne soupçonnez pas !
• « Le bénévolat c’est se faire plaisir, accroître la confiance en soi, gagner en indépendance, obtenir de la reconnaissance… »
• Le personnel de la bibliothèque se tient à votre disposition pour satisfaire votre curiosité
• Ensemble, faisons rayonner ce lieu de culture sur notre territoire

Rencontrer les candidats :

• Il est important de :
  • Rencontrer chaque candidat afin de présenter la bibliothèque et les activités des bibliothécaires en fonction qu’ils soient bénévoles ou salariés ;
  • Identifier ensemble les attentes du candidat bénévole ;
  • Souligner auprès de chaque candidat l’importance de s’engager sur une année entière et de fixer précisément le temps et les créneaux qu’ils peuvent accorder (ponctuels ou réguliers).
  • Leur demander s’ils souhaitent proposer des animations ou s’ils ont des idées.
  • Préciser les droits et devoirs des bénévoles en bibliothèque en temps que collaborateur occasionnel du service public.
  • Préciser que s’il y a une mésentente à un moment entre un bénévole et la responsable de la bibliothèque (bénévole ou salarié) ou la mairie, le nouveau bénévole s’engage à stopper son bénévolat.
  • Présenter la charte du bénévolat qui sera à signer.

• Une fois qu’il y a suffisamment de candidats, un petit temps convivial est à organiser afin de faire signer les conventions de bénévolat en présence du ou de la maire.

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Frais de déplacement des bénévoles et des personnels territoriaux

Le remboursement des frais de déplacement des bibliothécaires bénévoles qui relève du statut de travailleur occasionnel du service public, fonctionne comme le défraiement des agents de la fonction publique.

Il faut donc :

• Une délibération du Conseil Municipal/Intercommunal autorisant le remboursement des frais engagé pour assurer les missions de service publics et se rendre en formation (elle est généralement demandée par le percepteur de la Commune/Communauté de communes). Un certificat administratif établissant la liste des bénévoles daté et signé par le maire doit être annexé à cette délibération.
• Un formulaire d’autorisation d’utilisation d’un véhicule personnel (fournir la copie de la carte grise)
• Réaliser un ordre de mission signé par l’autorité administrative avant le déplacement
• Établir un état de frais une fois la mission effectuée ou après une période prédéterminée (mensuellement, trimestriellement ou annuellement). Le bénévole devra fournir ses coordonnées bancaires aux service administratif de la mairie. Le calcul des frais se fait selon les règles suivantes :

Un arrêté du 20 septembre 2023 fixe le remboursement des repas et de l’hébergement selon le tarif suivant : 

Pour l’utilisation d’un véhicule personnel dans la limite de 2 000 km par an, le remboursement se fait en fonction de la puissance du véhicule selon le baromètre suivant :

Documents à télécharger :

Exemple d'ordre de mission permanent :

Modèle d'ordre de mission permanent71.13 Ko

Modèle de délibération pour remboursement de frais :

Modèle de délibération de conseil municipal pour rembourser les frais de déplacement67.31 Ko

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